Zdjęcie ilustracyjne/Fot. pixabay
Etykieta w korespondencji elektronicznej
Etykieta w korespondencji elektronicznej ma fundamentalne znaczenie. Mailami posługujemy się w życiu zawodowym oraz prywatnym i jest to jedna z podstawowych form komunikacji. W związku z tym musimy uważać na to, jak zwracamy się do innych – co piszemy, jak piszemy i jakich znaków używamy. Wszystko to powoduje wrażenie, jakie po sobie pozostawimy.
Nie jest dzisiaj łatwo korespondować drogą mailową ze względu na to, że jest to wciąż nowa formuła komunikowania się i nie mamy wypracowanych w 100% wszystkich zwrotów adresatywnych, sposobów inicjowania czy kontynuowania rozmowy mailowej. „Witam” jest niefortunne, ponieważ generalnie zarezerwowane jest do bezpośredniej komunikacji, kiedy w domu lub w pracy kogoś witamy. W korespondencji mailowej są inne okoliczności. Rozmowa przez internet jest specyficzna, ponieważ przypomina rozmowę "twarzą w twarz", jest nawiązaniem do języka mówionego, ale jednak zapisanego. Musimy wypracować formuły pośrednie – z jednej strony nawiązujące do rozmowy mówionej, a z drugiej strony jednak odnoszące się do pisanej postaci języka.
Rozpoczęcie wiadomości mailowej może być problematyczne, ponieważ nastąpiła pewna zmiana w obyczajowości. Coraz częściej widzi się tendencję do skracania dystansu i odchodzenia od skrajnej oficjalności. Nie do końca wiemy, jak sobie z tym poradzić i jakich formuł używać.
(cała rozmowa do posłuchania)
Mirosława Mycawka/fot. Sylwia Paszkowska
Korespondencja musi być przejrzysta
Bardzo ważną sprawą jest wpisanie tematu danego maila, by było wiadomo, czego dotyczy.
W oficjalnej korespondencji nie powinno stosować się niepotrzebnych środków w postaci emotikonów czy innych znaków graficznych. Bardzo wiele czynników trzeba brać pod uwagę, nie tylko co piszemy, ale także jak piszemy – jakiej używamy czcionki, czy nie popełniamy błędów, stosujemy właściwie znaki interpunkcyjne. Należy niezwykle uważać na popularne automatyczne edytory, które potrafią przetworzyć zapisane przez nas słowa i zniekształcić intencję.
Przejrzystość treści jest niezwykle ważna. Powinniśmy jasno przedstawić siebie i sprawę, z którą przychodzimy do danej osoby. Człowiek odbierający wiadomość powinien wiedzieć z kim ma do czynienia, a następnie dostać dokładnie opisaną sprawę. Treść maila musi zostać zakończona konkluzją, jeżeli jest to prośba lub inny akt mowy. W przypadku oficjalnej informacji na końcu znaleźć się musi wyrażenie szacunku i pełen podpis. Sytuacja może wyglądać inaczej w przypadku korespondencji prywatnej, w której stosujemy mniejszy dystans.
Treść maila musi być krótka, przejrzysta, zrozumiała i powinna jasno wykładać intencje mówiącego i to, w jakim celu ten mail został wysłany. Myślę, że dzisiaj ten, kto pisze zbyt długie maile, może być rozczarowany i zawiedziony, że nie są one czytane do końca.
W przypadkach dłuższych maili warto zastosować punktory, akapity, ponieważ dorzuca to trochę światła do treści.
Redakcja maila przed ostatecznym wysłaniem jest ważna, ponieważ porządkuje treść, wypunktowuje najważniejsze elementy i ułatwia odbiorcy poruszanie się w treści tego maila – odbiór zgodny z intencjami nadawcy.
Pamiętajmy o tym, że to jak piszemy, co piszemy, świadczy o nas. Wysyłając wiadomość elektroniczną, zostawiamy po sobie jakąś opinię, która czasem może nam się nie spodobać.
