Rzecznik prasowy, w tym najszerszym znaczeniu, odpowiada za kontakty medialne danej organizacji - przekazuje informacje, przygotowuje komunikaty prasowe i odpowiada na pytania dziennikarzy. To jednak nie jest jedyny obszar jego działalności, bo reprezentując daną organizację musi wiedzieć jak ona działa i szukać informacji wewnątrz. Musi być osoba rozpoznawalną, lubianą, z która pracownicy chętnie rozmawiają - mówi Urszula Podraza, konsultantka do spraw komunikacji. A w przeszłości również rzeczniczka prasowa.
Komunikacja wewnętrzna jest zatem kluczowa - nie tylko wśród pracowników, ale także odbiorców. Widać to zwłaszcza w szpitalach czy instytucjach opieki społecznej, gdzie udzielanie informacji pacjentom i promowanie wśród nich akcji prozdrowotnych to dla rzeczników codzienność. Zajmujemy się również promocją, bo pacjent chce wiedzieć jak najwięcej i to często my pełnimy tę rolę informując jakie ma prawa - mówi Maria Włodkowska ze Szpitala Uniwersyteckiego w Krakowie.
Szeroka wiedza merytoryczna to jednak tylko jedna z wielu cech, jakie powinien posiadać rzecznik. W jego pracy ogromną rolę odgrywa także stała dyspozycyjność. Rzecznik to taki zawód, z którego się nie wychodzi. Są oczywiście godziny pracy, ale to nienormowany czas pracy, więc pracuje się wcześnie rano, późnym wieczorem, w weekendy i święta. Odbierałam telefony o 3 rano, w Wigilie o 5, musiałam wychodzić z uroczystości rodzinnych, bo coś się działo, w miejscu, gdzie pracowałam, na lotnisku, tak było - mówi Podraza.
To pokazuje, że praca rzecznika prasowego nie należy do najłatwiejszych. Nie wszędzie też wygląda ona tak samo - warunki pracy, w zależności od miejsca w którym działa, mogą się znacznie od siebie różnić. W instytucjach działających dla ludności potrzeb jest bardzo dużo, dziennie jest czasem kilkadziesiąt pytań od dziennikarzy, inaczej jest w instytucjach, działających w wąskim wymiarze, a jeszcze inaczej w komercyjnych - mówi Urszula Podraza.
Jednak niezależnie od miejsca pracy, rzecznicy zawsze muszą dbać o odpowiedni sposób przekazywania informacji, ale także umiejętny ich dobór i selekcję. Dlatego tak ważna jest odpowiednia strategia komunikacyjna - ma ona kluczowe znaczenie dla wiarygodności i pozytywnego odbioru danej instytucji na zewnątrz, a w szczególności przez media. Bez tego wchodzimy w informacyjny chaos, w którym gubimy się co i do kogo chcemy powiedzieć - mówi Maria Włodkowska, rzecznikcza prasowa Szpitala Uniwersyteckiego w Krakowie.
Nadążanie za współczesnymi trendami to też jedno z zadań rzecznika, a mowa tutaj o mediach społecznościowych - które pozwalają zarówno poszerzać grono odbiorców, jak i sięgać nowych źródeł informacji. Biura prasowe zajmują się nie tylko wysyłaniem komunikatów, ale też administrowaniem mediami społecznościowymi, a tych kanałów jest bardzo dużo - mówi Anna Żmuda-Muszyńska, rzecznik prasowy Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie.
Praca rzecznika prasowego jest wymagająca, ale - jak podkreślali nasi rozmówcy - nie można się w niej nudzić. Rzecznik to osoba, która zawsze jest w centrum życia danej instytucji, przez co niejednokrotnie ma okazję brać udział w niezwykłych, czy nawet przełomowych wydarzeniach.
Rzecznikami prasowymi są w większości osoby, które miały już styczność z dziennikarstwem w radiu lub telewizji. Ważne jest jednak nie tylko doświadczenie, ale też umiejętne zdobywanie i zarządzanie informacją.