Krajowy System e-Faktur (KSeF) to specjalna platforma dla przedsiębiorców oraz podmiotów publicznych, przeznaczona do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W niniejszym wpisie wyjaśniamy, czym są takie elektroniczne dokumenty, kto i kiedy może lub musi je wystawiać oraz jak w praktyce wygląda ten proces.
Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF
1 stycznia 2022 roku zaczęła w Polsce obowiązywać ustawa o VAT przewidująca możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji finansowych. Obecnie w powszechnym obiegu są 3 rodzaje takich dokumentów: tradycyjne faktury papierowe, „zwykłe” faktury elektroniczne (np. w formacie PDF) oraz „specjalne”, cyfrowe faktury ustrukturyzowane. Te ostatnie przyjmują format XML i są zapisywane zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną FA(1) lub FA(2).
Każdy przedsiębiorca lub inny podmiot, który chce wystawiać faktury ustrukturyzowane, musi to robić za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli systemu teleinformatycznego prowadzonego i administrowanego przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). Póki co rozwiązanie dostępne jest dla każdego „podmiotu uprawnionego”, czyli: podatnika, podmiotu wskazanego przez podatnika (który musi wyrazić zgodę na wystawianie dla niego faktur w KSeF), organu egzekucyjnego czy wybranych osób fizycznych, które uwierzytelnią się na platformie.
KseF – możliwości i zalety
Krajowy System e-Faktur to nic innego, jak jedno ogromne elektroniczne repozytorium, w którym gromadzone, przetwarzane i przechowywane są wszelkie dokumenty transakcyjne i do którego wgląd mają wszelkie organy nadzoru finansowego. Za pośrednictwem systemu możliwe jest wystawianie, przesyłanie, przechowywanie, wyszukiwanie czy odbieranie faktur ustrukturyzowanych; zarządzanie uprawnieniami użytkowników czy analizowanie i kontrolowanie prawidłowości przepływu dokumentów. Wdrożenie KSeF w Polsce ma w założeniu uszczelnić system podatkowy, zapobiegając nadużyciom i oszustwom. Wśród istotnych zalet tego rozwiązania wymienia się również:
- Automatyzację i przyspieszenie procesu fakturowania;
- Przechowywanie faktur w bezpiecznym, cyfrowym środowisku;
- Możliwość łatwego dostępu do firmowej dokumentacji (łatwe wyszukiwanie i archiwizacja);
- Redukcję kosztów administracyjnych związanych ze zmniejszeniem zasobów ludzkich i papieru potrzebnego do obiegu faktur kosztowych;
- Ułatwienie podatnikowi rozliczenia z urzędami skarbowymi;
- Standaryzację: faktury będą wystawiane w jednolitym, specjalnie zabezpieczonym formacie;
- Ekologię związaną z ograniczeniem zużycia papieru.
Obieg faktur elektronicznych w praktyce
W tradycyjnym modelu faktury są ręcznie wprowadzane do systemu, drukowane i wysyłane pocztą do odbiorców. Proces ten jest czasochłonny i podatny na błędy. Stwarza to ryzyko opóźnień w płatnościach czy generowania wyższych kosztów administracyjnych.
Inaczej odbywa się on w przypadku oprogramowania KSeF, gdzie dokumenty są automatycznie generowane w systemie księgowym i przesyłane bezpośrednio do rządowej platformy. Odbiorca otrzymuje natychmiastowy dostęp do faktury online, co przyspiesza proces jej akceptacji i płatności. Taki obieg faktur zapewnia oszczędność czasu, redukcję kosztów papieru oraz zmniejszenie liczby błędów ludzkich.
Faktury ustrukturyzowane w KSeF można wystawiać na 2 sposoby. Pierwszy bazuje na wykorzystaniu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF. Rozwiązanie to sprawdzi się jednak wyłącznie w przypadku mniejszych firm wystawiających małą liczbę dokumentów. Większe przedsiębiorstwa, które chcą już teraz wystawiać faktury ustrukturyzowane, powinny to robić za pomocą dedykowanych programów komercyjnych zintegrowanych z API rządowej platformy. Takie systemy trzeba oczywiście dostosować do specyfiki firmy, zintegrować z funkcjonującymi w niej narzędziami (np. ERP i programami księgowymi).
Kto i od kiedy musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Póki co korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak w niedalekiej przyszłości stanie się ono koniecznością. Kiedy? Zgodnie z datą podaną przez resort finansów obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczyć będzie:
- podatników, których wartość obrotów przekroczyła 200 mln zł – od 1 lutego 2026 roku,
- każdego podatnika – od 1 kwietnia 2026 roku.
Obowiązek wystawiania dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur będą mieli wszyscy „VAT-owcy”, przedsiębiorcy zwolnieni z tego podatku, a także podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. Mimo że na przygotowania zostało jeszcze sporo czasu, to – zwłaszcza w przypadku większych firm – nie warto odkładać ich na ostatnią chwilę, by płynnie przejść przez proces cyfrowej transformacji, która prędzej czy później czeka każdą firmę.
